Une interview de Rita Chea – 

Après notre première interview métier, où Chloé Desoutter nous expliquait le métier de Chargée de Recherche et Développement, nous nous intéressons ce mois-ci à une fonction plus transversale, et moins spécialisée : la comptabilité.

En effet, NBS System, ce n’est pas que de la technique ! Comme dans toutes les entreprises, nos fonctions support jouent un rôle majeur : c’est pourquoi nous mettons aujourd’hui l’une d’entre elles à l’honneur. Pour cela, nous avons interrogé Rita Chea, comptable chez NBS System.

  • Bonjour Rita ! Quel est ton métier ? En quoi cela consiste-il ?

Rita : Je suis comptable. Chez NBS System, je m’occupe de la partie « clients », et j’ai également quelques missions concernant les ressources humaines. Je m’occupe de faire les factures, le recouvrement (rappeler les clients à l’ordre quand ils n’ont pas encore payé), les encaissements… En réalité je vérifie, à toutes les étapes des contrats des clients, que tout est bien conforme à ce que l’on attend. Pour la partie RH, c’est un peu différent : je rassemble tous les éléments variables, comme les congés par exemple, ou les astreintes, pour gérer les payes. Je prépare également les contrats, les avenants,… Cela prend du temps, mais j’ai de l’aide !

  • C’est quoi une journée type pour toi ?

Comptable chez NBS SystemTous les matins, j’importe les factures que j’ai traité la veille dans notre outil de comptabilité afin qu’elles y soient enregistrées. Tous les jours, nous avons un reporting à faire sur les états des comptes, donc la deuxième étape de ma journée est de vérifier nos soldes bancaires pour les intégrer dans ce reporting. Lorsque l’un de nos clients nous a payés (c’est ce que l’on appelle un encaissement), je les ajoute également dans notre outil de comptabilité et je les lettre aux factures correspondantes. Lettrer, c’est un terme comptable qui signifie que j’associe les paiements à la ou aux factures correspondante(s). C’est ce qui me permet de faire le point sur les factures impayées.

En parallèle, j’essaie de traiter au plus vite les emails des clients, pour pouvoir gagner du temps et surtout assurer un suivi régulier avec les clients. Quand il y a un litige, j’essaie également de le résoudre au plus vite ! C’est la même chose en interne : quand un nouvel employé arrive, il faut s’occuper tout de suite de lui pour que tout soit prêt à temps avec l’aide de notre office manager.

En dehors de ces tâches récurrentes, je m’organise surtout par semaine, car la comptabilité est un métier avec une grande saisonnalité. La première semaine du mois, je m’occupe de la facturation (celles qui ne me sont pas demandées au jour le jour) : je créé toutes les factures du mois en cours précédent. Cela permet de ne facturer au client que ce qu’il a consommé, notamment dans le cas des Zadig Box, qui ont un fonctionnement particulier. S’il y a des prélèvements à faire, je m’en occupe : il ne reste ainsi que les factures des clients n’ayant pas choisi cette option de prélèvement. La plupart du temps, les clients paient par virement, mais il arrive encore que certains payent par chèque.

La deuxième semaine, je m’occupe du recouvrement. C’est toujours un peu compliqué quand un client ne paie pas. Ce peut être un retard, ou bien un litige, auquel cas je suis (avec ma collègue d’Oceanet Technology) les directives du Directeur Commercial quant aux actions à prendre : par exemple, est-ce que c’est moi qui contacte le client, ou bien le commercial du compte ? Je contacte beaucoup de clients, je commence même à donner ma ligne directe pour faciliter les échanges.

Les deux semaines suivantes, je m’occupe des payes. Pour cela, je récupère sur les plannings de mes collègues toutes les informations : congés payés, congés maladie, récupérations, astreintes, interventions, etc… Je les rassemble dans un tableau, puis j’intègre tout dans notre outil de gestion des payes. La dernière semaine sert également souvent à faire le point sur le mois précédent.

  • Quelle est ta part d’initiative dans ton métier ?

Je ne peux pas changer le travail en lui-même, mais plutôt la manière de m’organiser pour travailler vite et bien. Je choisis comment mettre les choses en place les unes par rapport aux autres, et chacun a ses propres méthodes !

  • Comptable chez NBS SystemEst-ce que tu as beaucoup d’interaction avec les autres services de l’entreprise ?

J’interagis surtout avec l’administration des ventes (ADV), qui m’indique les dates de fin de contrat, les avoirs et les factures à faire… Je travaille aussi avec les commerciaux, notamment en cas de litige avec un client.

  • Un de tes collègues s’occupe de la comptabilité fournisseur. Travaillez-vous souvent ensemble ?

On commence à mettre en place une réunion hebdo car il a une meilleure mémoire que moi ! Il me donne des informations sur quels clients on peut prélever, ça augmente notre productivité !

  • Tu parlais plus tôt des clients. Ça te plait d’avoir des interactions avec eux ?

Oui, je me suis habituée. Je suis arrivée chez NBS System en 2011, donc maintenant je connais beaucoup de clients et ça se passe bien en général. C’est plus compliqué quand les clients refusent de comprendre, mais j’essaie toujours, en qualité d’intermédiaire, de trouver une solution. Pour moi, rien n’empêche de trouver une solution, NBS System est flexible, on propose par exemple des échéanciers aux clients. Les deux parties y gagnent !

  • A part ça, qu’est-ce que tu aimes dans ce métier ?

Ce que j’aime, c’est qu’on ne peut pas être ni à gauche, ni à droite : c’est tout droit, c’est carré. Ce qu’on a facturé doit refléter ce qui est dans la banque. Ça fait des années que je fais ce métier, et j’ai toujours la même satisfaction quand je tombe pile poil sur le même solde !

C’est pourquoi j’aimerais bien éventuellement faire du rapprochement bancaire. Le problème, c’est que la comptabilité, ça prend beaucoup de temps. Quand je pense à tous les mails de clients que je n’ai pas encore eu le temps de traiter, ça me gêne beaucoup !

  • Comment en es-tu arrivée là ?

J’étais bonne en maths, et j’ai fait directement une première STT Gestion et Comptabilité. Ensuite j’ai fait un BTS, et je suis rentrée directement dans la vie active ! J’ai fait des petites missions d’intérim, avec beaucoup de saisie, et puis j’ai évolué. J’ai été travaillé 5 ans à Londres, c’était une très bonne expérience. Dans une des entreprises pour laquelle j’ai travaillée, je n’ai fait que des encaissements. Parfois, on ne savait pas à quelle facture cela correspondait, il fallait creuser, c’était intéressant ! Aujourd’hui, comme je fais aussi de la facturation, ça m’aide à connecter les choses les unes avec les autres et d’avoir une vision globale de la comptabilité client de NBS System.

  • Quelles sont pour toi les qualités à avoir pour faire de la comptabilité ?

Il faut être rigoureux et avoir une bonne gestion du stress, parce qu’on travaille souvent dans l’urgence, et que le temps est une ressource précieuse !

  • Merci !
Lucie Saunois
Lucie Saunois
Passionnée d'informatique, en particulier de sécurité, depuis qu'elle a rejoint l'OT Group en 2015, Lucie se spécialise dans la vulgarisation technique pour permettre à tous d'appréhender ces sujets parfois complexes.